بدون شک ما در دنیای دیجیتال زندگی می کنیم. ما صورتحساب‌هایمان را بصورت اینترنتی پرداخت می کنیم، مکاتبات رد و بدل می کنیم و سرگرمی ها را روی رایانه های شخصی، تلفن های همراه و سایر وسایل الکترونیکی، از تبلت گرفته تا تلویزیون تماشا می کنیم. امروزه همه دستگاه ها به اینترنت متصل میشوند، اطلاعات پنهان را ذخیره میکنند و ممکن است همه چیز را از فایل های مالیاتی شخصی گرفته تا عکس ها ذخیره کنند.
طیف گسترده ای از انواع فایل ها می تواند شامل فرمت سند قابل حمل (PDF) از طریق فایل های اجرایی (EXE) باشد که برای مشاهده، ایجاد و پخش محتوا استفاده می شود. وقتی همه انواع فایل های موجود در دستگاه‌هایمان را در نظر میگیریم، خیلی سریع متوجه میشویم که کاربر معمولی، و حتی کسب و کارها، نمیتوانند تمام انواع فایل ها و محتوای بالقوه ذخیره شده در دستگاه های الکترونیکی را محاسبه کنند.
ذخیره اطلاعات در فضای ابری و داشتن نسخه های پشتیبان در صورت سرقت، آسیب و حتی باج‌افزار همیشه توصیه می شود تا اطمینان حاصل شود که هرگز هیچ یک از محتوای ارزشمند خود را از دست ندهید، که به ویژه برای مدیران کسب و کارها مهم است.
با این حال، مواردی وجود دارد که نباید آنها را به عنوان محتوای دیجیتال در جایی ذخیره کنید. دلایلی از جمله حساسیت و خطر از دست دادن اطلاعات مهم در این رابطه وجود دارد.
پنج چیزی که باید از دستگاه های دیجیتالی دور نگه دارید و آنها را ذخیره نکنید:
1. اسرار:
هر فایلی که حاوی رمز عبور، اسرار یا اطلاعات دیگری باشد که برای تایید هویت شما استفاده می شود، یک خطر است. اگر فایل می تواند توسط شخص ثالث باز شود و با حداقل تلاش برای به خطر انداختن هویت شما استفاده شود، هرگز نباید در کامپیوتر شما ذخیره شود. حتما استفاده از یک مدیر رمز عبور را در نظر بگیرید که به درستی از این اطلاعات در برابر سرقت یا گم شدن تصادفی محافظت می کند.
2. مطالب دارای حق چاپ:
جامعه کاربران در طول رشد اینترنت شاهد ارائه انواع خدمات به اشتراک گذاری فایل بوده است. از Napster گرفته تا Limewire، محتوا برای ویدیوها و موسیقی با نرخ های هشدار دهنده ای برای بیش از 20 سال به اشتراک گذاشته میشد، از جمله ابزارهایی که به شما امکان می داد پس از اجاره دی وی دی ها را خودتان ریپ کنید.
اگر این مطالب دارای حق چاپ هنوز در رایانه شما وجود دارد، آن را حذف کنید. با استفاده از سرویس های استریم مدرن، نیاز به داشتن نسخه های شخصی تقریباً یک موضوع بحث‌انگیز است، و اگر دستگاه شما نیاز به تعمیر داشته باشد یا نسخه‌های پشتیبان در فضای ابری ذخیره شود، آن محتوا، درست مانند عکس های غیرقانونی، میتواند شما را به دلیل نقض حق نسخه‌برداری دچار مشکل قانونی کند. با این حال، خوشبختانه یا بدبختانه موضوع کپی رایت در کشور ما قابل پیگیری نیست.
3. مالکیت معنوی:
یک سوال از خود بپرسید: “آیا شما مالک محتوای تمام فایل های ذخیره شده در کامپیوتر خود هستید؟” اگر از کامپیوتر یا تلفن هوشمند خود برای کار استفاده می کنید، پاسخ منفی است. تقریباً برای همه سازمان ها در سراسر جهان، شما با یک خط‌مشی استفاده قابل قبول برای دسترسی به اطلاعات شرکت موافقت می کنید، و اگر به هر دلیلی خاتمه یابد، محتوا متعلق به شما نیست که نگه دارید.
این شامل همه چیز از اسناد گرفته تا پاورپوینت ها و صفحات گسترده است. اگر کارفرمای قبلی شما متوجه شد که مالکیت معنوی آنها را پس از پایان کارتان در دستگاه های شخصی خود دارید، ممکن است مسائل حقوقی مختلفی داشته باشید که باید به آنها رسیدگی کنید. بنابراین، هرگز اطلاعات کسب و کار را در دستگاه های شخصی خود ذخیره نکنید و در نظر داشته باشید که پس از خروج از یک کسب و کار، آن را برای همیشه حذف کنید.
4. بدافزار:
ناگفته نماند که هیچکس نمی خواهد به ویروس کامپیوتری یا باج افزار آلوده شود. با این حال، اغلب فایل ها را از دستگاه های فاقد راه‌حل‌های آنتی ویروس مانند آیفون اپل در فضای ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر ذخیره می کنیم و بعداً آنها را با یک راه‌حل ضد ویروس اسکن نمی کنیم تا مطمئن شویم که برای اجرا امن هستند.
همه رایانه ها باید به‌طور دوره‌ای فایل های ذخیره‌سازی را برای بدافزار اسکن کنند، و هرگز نباید محتوای بالقوه مضر را ذخیره کنید، مگر اینکه سیستم به طور خاص برای نگهداری محتوای مخرب محافظت شده باشد. خطر انتشار ناخواسته فایل ها در این عصر دیجیتال می تواند فاجعه بار باشد.
بنابراین، توصیه ساده این است: هرگز فایل هایی را که به طور بالقوه می توانند باعث انتشار بدافزار شوند، ذخیره نکنید. بهترین راه برای اطمینان از اینکه هرگز این اتفاق نمی افتد، تأیید صحت آنها می باشد.
5. ایمیل حساس:
تا به الان که این مقاله را از مجله اینترنتی اسید هولیک منتشر می کنیم، ایمیل هنوز رایج ترین روش برای برقراری ارتباط (به شکل فایل) از افراد به مشاغل است. اگر فکر میکنید که ایمیل های فیشینگ بیشتر حملات فیشینگ را تشکیل می دهند، باقی ماندن فایل های حساس در ایمیل ها باعث آسیب‌پذیری آنها در برابر نشت میشود. این واقعیت که ما مالیات های خود را پرداخت میکنیم و فرم های مهم و سایر اطلاعات شخصی حساس را از طریق پیوست های ایمیل دریافت میکنیم، میتواند منجر به نقض شخصی در صورت به خطر افتادن ایمیل شود.
بنابراین، تمام مکاتبات حساس در ایمیل ها باید در فایل ها ذخیره شود و در یک فضای ابری شخصی ذخیره شود، در رسانه های قابل جابجایی بارگیری شود یا به عنوان کاغذ چاپ و ذخیره شود. آنها نباید به عنوان ایمیل باقی بمانند، زیرا حساب های ایمیل شخصی معمولاً از طریق هر رایانه ای با مرورگر وب قابل دسترسی هستند و سطح خطر غیرقابل قبولی را برای حساس ترین اطلاعات شما ایجاد می کنند. بنابراین، ایمیل هرگز نباید برای ذخیره اطلاعات حساس در کامپیوتر شما استفاده شود.
سخن پایانی
ذخیره سازی اطلاعات به صورت الکترونیکی کاری ساده و آسان است. با این حال، بر اساس نوع اطلاعات و محتوای فایل های دیجیتال، امنیت، قانونی بودن و حساسیت اطلاعات می تواند شما و کسب و کارتان را در معرض خطر قرار دهد. حذف و بارگذاری این اطلاعات را از کامپیوتر و حافظه آنلاین خود در نظر بگیرید.
