بسیاری از سازمانها در مقطعی از مسیر رشد خود با مشکلی مواجه میشوند که در ابتدا چندان جدی به نظر نمیرسد؛ پیدا کردن اطلاعات سختتر میشود، فایلها در پلتفرمهای مختلف پراکنده میشوند و نیروهای تازهوارد برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیازشان زمان زیادی صرف میکنند.
این وضعیت لزوماً نشانه یک مشکل بزرگ یا شکست در مدیریت سازمان نیست. وقتی یک تیم کوچکتر میشود، ابزارهایی که در ابتدای کار بهخوبی پاسخگوی نیازهای آن بودهاند معمولاً دیگر به همان اندازه کارآمد نیستند. با افزایش تعداد کارکنان و پیچیدهتر شدن فرایندها، نیاز به یک محل مرکزی برای نگهداری و اشتراک اطلاعات نیز بیشتر میشود.
یکی از راهکارهایی که بسیاری از سازمانها برای حل این مشکل استفاده میکنند، اینترانت (Intranet) است؛ یک فضای دیجیتال خصوصی برای سازمان که میتواند اطلاعات، سیاستها، اسناد، آموزشها و اخبار داخلی شرکت را در یک مکان متمرکز کند.
اما اینترانت دقیقاً چیست و آیا هر تیمی به آن نیاز دارد؟
اینترانت چیست؟
اینترانت یک شبکه خصوصی و داخلی متعلق به یک سازمان است که برای استفاده کارکنان همان سازمان طراحی میشود.
اگر اینترنت را یک فضای عمومی در نظر بگیریم که کاربران مختلف از سراسر جهان میتوانند به آن دسترسی داشته باشند، اینترانت را میتوان نسخه خصوصی و سازمانی آن دانست.
دسترسی به این فضا معمولاً به کارکنان سازمان محدود میشود و کاربران برای ورود به آن به اطلاعات احراز هویت معتبر نیاز دارند. البته میزان امنیت این سیستم به نحوه طراحی، پیادهسازی و مدیریت زیرساخت سازمان نیز وابسته است.
یک اینترانت میتواند محل نگهداری طیف گستردهای از اطلاعات داخلی باشد، از جمله:
- سیاستها و قوانین سازمان
- دستورالعملها و فرایندهای کاری
- مطالب آموزشی
- اخبار و اطلاعیههای داخلی
- اسناد سازمانی
- اطلاعات مورد نیاز کارکنان
- محتوای مربوط به آموزش و ورود نیروهای جدید
هدف اصلی این است که اطلاعات پراکنده در ایمیلها، سرویسهای ذخیرهسازی مختلف و پلتفرمهای متعدد، تا حد امکان در یک فضای مشخص و قابل دسترس متمرکز شوند.
تفاوت اینترانت با اینترنت چیست؟
مهمترین تفاوت اینترانت و اینترنت در میزان دسترسی است.
اینترنت
اینترنت یک شبکه عمومی و گسترده است که افراد مختلف در سراسر جهان میتوانند از طریق اتصال اینترنتی و ابزارهایی مانند مرورگر به آن دسترسی داشته باشند.
وبسایتهای خبری، فروشگاههای اینترنتی، شبکههای اجتماعی و سرویسهای آنلاین مختلف نمونههایی از خدماتی هستند که روی اینترنت فعالیت میکنند.
اینترانت
اینترانت یک محیط خصوصی برای یک سازمان است. برخلاف یک وبسایت عمومی، اطلاعات موجود در آن برای عموم کاربران قابل دسترسی نیست و کارکنان سازمان معمولاً باید با حساب کاربری معتبر وارد آن شوند.
در نتیجه، اگر اینترنت برای ارتباط با دنیای بیرون استفاده میشود، اینترانت بیشتر برای سازماندهی اطلاعات و ارتباطات درون سازمان کاربرد دارد.
اکسترانت چیست و چه تفاوتی با اینترانت دارد؟
مفهوم دیگری که ممکن است در کنار اینترانت با آن مواجه شوید، اکسترانت (Extranet) است.
اکسترانت را میتوان نوعی گسترش اینترانت دانست که امکان دسترسی محدود افراد خارج از سازمان را نیز فراهم میکند.
برای مثال، ممکن است یک شرکت بخواهد اطلاعات یا بخشی از یک سیستم داخلی را در اختیار مشتریان، تأمینکنندگان یا شرکای تجاری مشخص قرار دهد، بدون اینکه به آنها اجازه دسترسی کامل به محیط داخلی سازمان داده شود.
بنابراین بهصورت ساده:
| نوع شبکه | دسترسی | کاربرد اصلی |
|---|---|---|
| اینترنت | عمومی | ارتباط و ارائه خدمات به کاربران مختلف |
| اینترانت | کارکنان سازمان | اطلاعات و ارتباطات داخلی |
| اکسترانت | کارکنان + افراد خارجی مجاز | همکاری محدود با مشتریان و شرکای تجاری |
چه سازمانهایی به اینترانت نیاز دارند؟
برای استفاده از اینترانت نمیتوان یک قانون ثابت برای همه سازمانها تعیین کرد. با این حال، سازمانهایی که تعداد قابل توجهی کارمند دارند و باید اطلاعات زیادی را میان اعضای تیم به اشتراک بگذارند، معمولاً بیشتر از چنین سیستمی بهره میبرند.
شرکتهای بزرگ، سازمانهای درمانی و دانشگاهها از جمله مجموعههایی هستند که میتوانند از اینترانت برای مدیریت و اشتراک اطلاعات داخلی استفاده کنند.
در مقابل، شرکتهای کوچک ممکن است در مراحل اولیه فعالیت خود احساس کنند نیازی به چنین سیستمی ندارند و ابزارهایی مانند Google Drive نیازهای آنها را برطرف میکند.
این راهکار ممکن است برای یک تیم کوچک کاملاً کافی باشد. اما با افزایش تعداد کارکنان و پیچیدهتر شدن فرایندها، پیدا کردن اطلاعات و مدیریت اسناد میتواند دشوارتر شود.
یک نشانه ساده وجود دارد:
اگر اعضای تیم مرتباً آرزو میکنند که ای کاش یک مکان مشخص برای پیدا کردن و نگهداری همه اطلاعات سازمان وجود داشت، شاید زمان بررسی یک اینترانت فرا رسیده باشد.
مهمترین مزایای اینترانت برای تیمها چیست؟
اینترانتهای امروزی دیگر صرفاً یک «کمد بایگانی دیجیتال» نیستند. یک اینترانت مناسب میتواند بخشهای مختلف ارتباطات و مدیریت اطلاعات درون سازمان را تحت تأثیر قرار دهد.
۱. ایجاد یک مرجع واحد برای اطلاعات سازمان
یکی از مهمترین مزایای اینترانت، ایجاد یک منبع واحد و قابل اعتماد برای اطلاعات سازمان است.
در نبود چنین سیستمی، ممکن است یک سند در چند پوشه، سرویس ذخیرهسازی یا ایمیل مختلف وجود داشته باشد. در چنین شرایطی، کارکنان ممکن است ندانند کدام نسخه جدیدتر است.
با متمرکز کردن اسناد و سیاستهای سازمان در اینترانت، کارکنان میدانند برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز خود باید به کجا مراجعه کنند.
این موضوع بهخصوص برای سازمانهایی که تعداد زیادی سند و دستورالعمل دارند اهمیت بیشتری پیدا میکند.
۲. اطلاعرسانی بهتر به کارکنان
در سازمانهای بزرگ، انتقال اطلاعات به همه کارکنان همیشه ساده نیست.
یک اطلاعیه ممکن است در میان تعداد زیادی ایمیل گم شود یا برخی کارکنان به یک کانال ارتباطی خاص در ابزارهای تیمی دسترسی نداشته باشند.
اینترانت میتواند یک محل مشخص برای انتشار اخبار، اطلاعیهها و اطلاعات مهم سازمان در اختیار مدیریت قرار دهد.
از طرف دیگر، کارکنان نیز میدانند برای اطلاع از اخبار و بهروزرسانیهای داخلی میتوانند به همان محل مراجعه کنند.
۳. سادهتر شدن آموزش و ورود نیروهای جدید
شروع کار در یک سازمان جدید میتواند برای نیروهای تازهوارد دشوار باشد؛ بهخصوص اگر اطلاعات مورد نیاز آنها در مکانهای مختلف پراکنده شده باشد.
یک اینترانت مناسب میتواند اطلاعات ضروری را در یک محیط متمرکز قرار دهد.
برای مثال، نیروی جدید میتواند در همان محیط به اطلاعاتی مانند موارد زیر دسترسی داشته باشد:
- ارزشها و فرهنگ سازمان
- فرایندهای کاری
- دستورالعملهای داخلی
- نحوه ثبت درخواست مرخصی
- مطالب آموزشی
- اطلاعات مورد نیاز در هفتههای ابتدایی کار
به این ترتیب، کارکنان جدید برای پیدا کردن پاسخ پرسشهای ابتدایی خود مجبور نیستند برای هر موضوع به سراغ افراد مختلف بروند.
۴. کمک به ارتباط تیمهای دورکار و ترکیبی
گسترش تیمهای دورکار و ترکیبی باعث شده است کارکنان یک شرکت لزوماً در یک دفتر یا حتی یک کشور حضور نداشته باشند.
در چنین شرایطی، حفظ ارتباط میان کارکنان و ایجاد دسترسی برابر به اطلاعات میتواند دشوارتر شود.
اینترانت میتواند محیطی مشترک برای تمام اعضای سازمان ایجاد کند؛ محیطی که کارکنان، صرفنظر از محل فعالیت یا منطقه زمانی خود، بتوانند اطلاعات یکسانی را مشاهده کنند.
این موضوع همچنین میتواند به حفظ ارتباط و احساس تعلق کارکنان به سازمان کمک کند.
یک اینترانت خوب چه ویژگیهایی دارد؟
هر اینترانتی لزوماً تجربه کاربری خوبی ارائه نمیدهد. برخی سیستمهای قدیمی ممکن است رابط کاربری پیچیدهای داشته باشند و پیدا کردن اطلاعات در آنها زمانبر باشد.
یک اینترانت مناسب باید تا حد امکان استفاده سادهای داشته باشد و واقعاً مشکل دسترسی به اطلاعات را حل کند.
جستوجوی سریع و کاربردی
شاید مهمترین ویژگی یک اینترانت، امکان پیدا کردن سریع اطلاعات باشد.
اگر پیدا کردن یک فایل در اینترانت بیشتر از پرسیدن از یکی از همکاران طول بکشد، عملاً بخشی از هدف اصلی سیستم از بین رفته است.
کاربران باید بتوانند اسناد، دستورالعملها، اخبار و سایر اطلاعات مورد نیاز خود را با کمترین جستوجوی اضافی پیدا کنند.
سازگاری با موبایل
کارکنان همیشه پشت میز و مقابل کامپیوتر نیستند.
به همین دلیل، یک اینترانت مدرن بهتر است روی دستگاههای موبایل نیز تجربه مناسبی ارائه دهد. دسترسی مناسب از طریق تلفن همراه میتواند استفاده از اطلاعات سازمان را برای کارکنانی که خارج از دفتر یا در حال جابهجایی هستند سادهتر کند.
هماهنگ با فرهنگ سازمان
اینترانت نباید صرفاً یک نرمافزار ناشناس دیگر باشد که هیچ ارتباطی با هویت سازمان ندارد.
طراحی، محتوا و نحوه ارائه اطلاعات میتواند با فرهنگ و هویت شرکت هماهنگ شود تا کارکنان احساس کنند با بخشی از محیط کاری خود مواجه هستند، نه صرفاً یک ابزار نرمافزاری دیگر.
آیا هر شرکتی واقعاً به اینترانت نیاز دارد؟
پاسخ لزوماً مثبت نیست.
برای یک تیم بسیار کوچک که اطلاعات محدودی دارد و کارکنان آن بهراحتی میتوانند از ابزارهای ساده اشتراک فایل و ارتباطات تیمی استفاده کنند، ایجاد یک اینترانت اختصاصی ممکن است ضرورت نداشته باشد.
اما با بزرگتر شدن سازمان، مشکلات ناشی از پراکندگی اطلاعات نیز میتواند افزایش پیدا کند.
اگر کارکنان دائماً میپرسند:
فایل اصلی کجاست؟
یا:
آخرین نسخه این دستورالعمل را از کجا پیدا کنم؟
یا نیروهای تازهوارد برای پیدا کردن اطلاعات ابتدایی سازمان مجبورند از چند نفر مختلف سؤال کنند، ممکن است استفاده از یک اینترانت ارزش بررسی داشته باشد.
اینترانت؛ بیشتر از یک محل ذخیره فایل
تصور کردن اینترانت به عنوان یک پوشه بزرگ برای نگهداری اسناد، تصویر کاملی از کاربرد آن ارائه نمیدهد.
یک اینترانت مناسب میتواند به نقطهای مرکزی برای اطلاعرسانی، آموزش، دسترسی به سیاستها و فرایندهای سازمان و هماهنگی اطلاعات داخلی تبدیل شود.
ارزش اصلی آن نیز الزاماً در فناوری پیچیدهای که پشت سیستم قرار دارد نیست؛ بلکه در این است که کارکنان بتوانند سریعتر به اطلاعات درست دسترسی پیدا کنند و سازمان بتواند اطلاعات خود را به شکل منظمتری در اختیار اعضای تیم قرار دهد.
جمعبندی
اینترانت یک شبکه خصوصی و داخلی برای سازمان است که میتواند اطلاعاتی مانند اسناد، سیاستها، آموزشها و اخبار داخلی را در یک محیط متمرکز در اختیار کارکنان قرار دهد.
تفاوت اصلی آن با اینترنت در خصوصی بودن و محدود بودن دسترسی است، در حالی که اکسترانت امکان دسترسی محدود کاربران خارج از سازمان مانند مشتریان یا شرکای تجاری را نیز فراهم میکند.
برای شرکتهای کوچک، ابزارهای ساده اشتراک فایل ممکن است برای مدتی کافی باشند. اما با رشد سازمان، پراکندگی اطلاعات، دشواری پیدا کردن اسناد، مشکلات ارتباطی و پیچیدهتر شدن فرایند آموزش نیروهای جدید میتواند نیاز به یک سیستم متمرکزتر را افزایش دهد.
در نهایت، مهمترین سؤال این نیست که «آیا شرکت من باید اینترانت داشته باشد؟»؛ بلکه باید پرسید:
آیا تیم ما برای پیدا کردن، اشتراکگذاری و مدیریت اطلاعات داخلی به یک مکان مرکزی نیاز دارد؟
اگر پاسخ این سؤال مثبت باشد، اینترانت میتواند یکی از ابزارهایی باشد که این مشکل را به شکل منظمتری حل میکند.
