بسیاری از مسافران تجاری این ذهنیت را دارند که وقتی صحبت از هزینه های جلسات کاری و سفرهای تجاری می شود، محدودیتی وجود ندارد. با این حال، یک تحلیل جهانی جدید از داده های SAP Concur نشان می دهد که هزینه های سفرهای تجاری از سال 2019 تا 2023 میلادی نزدیک به 17 درصد افزایش یافته است.
سال به سال، شرکت ها هزینه های بیشتری را به کارکنان خود بازپرداخت می کنند. اگر شرکت ها نیاز به تصویر روشنی از هزینه های کارکنان خود داشته باشند و اقدامات کنترلی مناسب را انجام ندهند، می تواند مشکل ساز شود. خوشبختانه، راه‌حل‌های دیجیتالی برای مدیریت سفرهای تجاری می توانند با شفاف‌سازی هزینه های سفر و سایر هزینه های کارکنان، که می توانند به دسته‌های مناسب اختصاص داده شوند، کمک کنند. این تجزیه و تحلیل کشف می کند که کارمندان بیشترین پول را در سفرهای کاری در کجا خرج می کنند و چه هزینه هایی را برای شرکت ها افزایش می دهد.
بلیط هواپیما یکی از گرانترین اقلام در سفرهای تجاری است. در سال 2023 میلادی، میانگین هزینه هر ادعای هزینه سفر 716 یورو بود، یعنی 3 برابر بیشتر از هر دسته هزینه دیگری. در مقایسه با سال 2019 میلادی، هزینه های پرواز 10 درصد افزایش یافته است. در مقابل، هزینه سوخت و سرگرمی به طور قابل توجهی کمتر است و به ترتیب 55 و 52 یورو می باشد. با این حال، این دسته‌ها به دلیل تورم، کمبود عرضه و تعرفه‌های برخی از واردات، با افزایش هزینه سوخت 37 درصد و هزینه سرگرمی 30 درصد افزایش هزینه‌های قابل توجهی را تجربه کرده‌اند. میانگین هزینه اقامت یک شبه در سال 2023 میلادی به 130 یورو افزایش یافت که 21 درصد افزایش داشت. تنها مقوله‌ای که کاهش هزینه‌ها را داشته است سفر با قطار است که در سراسر جهان 5 درصد کاهش یافته است.
بسیاری از شرکت ها با هزینه های سفر تجاری بالاتری روبرو هستند که از نرخ تورم بیشتر است. با این حال، به دلیل فقدان تجزیه و تحلیل، بسیاری از شرکت ها باید از این افزایش هزینه ها و تغییرات در عادات خرج کردن کارکنان خود با جزئیات آگاه شوند. چنین عدم درک می تواند منجر به نقاط کور مالی شود، جایی که هزینه های بالاتر همیشه در فرآیند برنامه ریزی مالی در نظر گرفته نمی شود. برای شرکت ها بسیار مهم است که بینش بهتری در مورد عادات هزینه های کارکنان خود به دست آورند تا از فرآیند برنامه ریزی مالی دقیق تری برای سفرهای کاری اطمینان حاصل کنند.
شایان ذکر است که بلیط هواپیما به طور کلی گرانترین تراکنش ها هستند. با این حال، پروازها بالاترین هزینه کلی را ندارند. در سال 2023 میلادی، 22 درصد از هزینه ها در رده سایر ثبت شده است، در حالی که دسته متفرقه 11 درصد دیگر را به خود اختصاص داده است. این دسته ها هزینه هایی را پوشش می دهند که در دسته بندی های موجود قرار نمی گیرند یا به دسته های مخارج خارج از هنجار مربوط می شوند.
به عنوان مثال، کارمندان ممکن است از طریق این دسته ها تجهیزات جدیدی را برای دفتر خانه خود خریداری کنند. این عواقب به‌ویژه در طول همه‌گیری بیماری کرونا داشت، زیرا تنها حجم کل دسته‌های متفرقه بین سال های 2019 و 2023 نسبت به سایر دسته ها (+7 درصد) افزایش یافت، در حالی که هزینه‌های بلیط پرواز و اقامت کاهش یافت.
این تجزیه و تحلیل همچنین نشان می دهد که کارمندان چقدر در هر دسته هزینه می کنند. سه دسته اصلی هزینه برای سفرهای تجاری در سال 2023 میلادی عبارتند از مهمان نوازی (24٪)، حمل و نقل زمینی (مانند تاکسی سواری یا حمل و نقل عمومی) (22٪) و اقامت شبانه (14٪). این بدان معنی است که تقریباً هر چهارمین فاکتور با وعده های غذایی کارمندان مرتبط است.
